【お知らせ】２０２３年度（令和５年度）　第２回　役員会　議事メモ

谷口投稿日：2024年02月27日 21:05 No.194

会員各位
　去る２月１８日に催された第２回役員会の議事メモをお知らせ致します。
　お気づきの点がありましたら、教えて下さい。

日時：　２０２４年２月１８日（日）１０：３０～１２：２０
場所：　東初富公民館　２階　学習室１
>
参加者：　８名（敬称略）
>甲斐田　雄三副会長、　企画担当（平日）
>岸川　周子会計（平日）
>荒谷　美奈子会計（休日）
>高木　忠男企画担当（休日）
>吉川　嘉辰コート予約割付担当
>谷畑　美夜子ボール管理担当
>渡辺　初美会計監査
>谷口　羊一会長

議事
〇１．　２０２３年度の行事報告、行事計画
〇２．　２０２３年度の会計報告
〇３．　会員数の増減
〇４．　今後の会員募集方法
〇５．　２０２４年度コート予約
〇６．　２０２４年度の予算
〇７．　鎌ケ谷テニスクラブ会則の改訂
〇８．　２０２４年度の役員候補及びその後の役員候補
〇９．　予約抽選申込表の変更について
〇１０．　その他

●１．　２０２３年度の行事報告
スプリング杯、　オータム杯、　親睦会、　新年会の実績報告

２０２４年度の行事計画
スプリング杯　５月１６日（木）　予備日５月２１日（火）
オータム杯　秋
親善会　１１月４日（月　振替休日）　予備日　１１月２３日（土　勤労感謝の日）
（コートについては、両日ともに、９時～１５時、３面を仮予約済み）
新年会　１月

●２．　２０２３年度の会計報告

●３．　会員数の増減
２０２３年　３月１日現在　３６名。
２０２４年　２月１日現在　３６＋７－７＝３６名

●４．　今後の会員募集方法
今年度と同様に、
広報かまがや（２０２４年４月掲載予定）、　ＨＰ掲載、　ポスター掲示（テニスコート、体育館、公民館約１０か所）（２０２４年度版のポスター案は作成済み）。

●５．　２０２４年度コート予約
○平日のコート利用
第１コートの利用予定時間は９～１２時。　７、８月は９～１１時。
第２コートの利用予定時間は９～１２時。　７，８月は９～１１時。
第３コートの利用予定時間は９～１２時。　７，８，９月は９～１１時。

○土日祝日のコート予約
熱中症対策として、７、８、９月は、１４時～１７時とする。（他は１３時～１６時）

当選確率が低いことから、有志にて、時間外の使用調整をする。
４、５、６月１６時～１７時
７、８月１７～１８時
９月１３時～１４時
１０、１１、１２、１月　１２時～１３時
２、３月１６時～１７時

●６．　２０２４年度の予算
２０２４年度は、予算が厳しいことから、スプリング杯、オータム杯、親善試合の補助を削減（６万円→４万円）。
ボール代については節約効果（セットボール使用等）がでていることから、ボール代高騰を見込んだ上で、今年度のボール代実績（１１５，５６０円）と、ほぼ同額を計上する。
秋に計画されているオータム杯と親睦試合を、経費削減のために、一つに行事にまとめる提案があった。本件については、次年度の役員にて調整することとした。

●７．　鎌ケ谷テニスクラブ会則の改訂
ａ．退会・休会者の会費の返金をすること。
経緯：
平成３０年度までは、退会・又は休会者の会費の返金をしていた。

平成２９年３月の総会において、経費削減を理由に、退会・休会者の会費を返金しないこととした。
提案理由：
例えば、４月に年会費を支払い、５月に突然の病気で退会せざるをえなくなった場合に、年会費を全く返金しなくて良いのか。年度途中の新規入会者には年会費を一部（入会期間相当分）としていることと整合性が取れない。
短期間の休会は想定していない。引っ越しや長期間に渡る病気による場合を想定している。

結果：
年会費の返金について、多数決にて、賛成２、反対６にて廃案となった。
反対理由は、民間テニスクラブの例、　支出を減らす、　会計の業務軽減の３点。

ｂ．新規入会者の会費の徴収について（入会月の対応）
現規約：　「新規入会者の会費の徴収は、入会月を含む残余の月当りの会費とする。」

実態：
会計担当者引継ぎメモ抜粋　Ｈ３０．４．１版　「入会時の金額：　申し出の翌月から計算」
実態は、「会計担当者引継ぎメモ」に従った対応をしていた。
遡って確認したところ、少なくとも、平成２５年以降、１１年以上にわたり、同様の対応をしてきた。
一例：　平成２５年（２０１３年）７月２１日に入会したが、７月分は、新規入会希望者のビジター料金は免除できるので支払わなくて良いといわれ、８月分からの入会金しか払っていない。
規約と異なる運用を長期間に渡って実施してきた。

提案理由：
実態に合うよう規約別表を改訂する。
「新規入会者の会費の徴収は、入会月を除く残余の月当りの会費とする。」

　役員の同意により、総会に諮ることとなった。

ｃ．総会に不参加の方に委任状の提出をお願いすること。
提案理由：
出席者が少なく総会での決議事項が必ずしも会員の総意であるかどうか分からない。
会則では「総会は会員全員に構成され」とあるが、実際は総会出席者の多数決で重要事項が決定されているのが実情。
より多くの会員の意見を反映させ当事者意識を持ってもらうために不参加の方に委任状を提出してもらうのは如何か。

提案：
①欠席者の意見を反映させるために委任状と表決権を設け、この会員を出席扱いとする。
②現在の総会は出席者の過半数以上で議決できるとなっていることの改訂。
③総会そのものの成立基準が無い。
・極端なことを言えば、１０人しか出席しなくても６人が賛成すれば議決できる。
② 会員への総会開催日の告知基準が無い。
・何日か前までには、開催日・場所・議題を通知する必要がある。

検討内容：
過去の総会でも議論した結果、委任状は採用されなかった。
総会により多くの会員に参加して頂くようすることがより大切である。
今後、継続して検討する。

●８．　２０２４年度の役員候補
　調整中。

●９．　予約抽選申込表の変更について
土日のコート抽選の当選確率が小さいことから、土日の抽選数を増やすことを目的に、案１と案２が提示された。案２の方向で調整をすすめることとした。

●１０．その他
現在の会計業務である、雨キャンセルの場合に市内会員からのコート代（５００円）徴収業務を、会計監査が実施するよう業務内容の変更提案があった。本件については、来年度役員にて調整することとした。
以上。

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